Zarządzanie projektami, styl przetwarzania w chmurze

Zawartość

• Oprogramowanie do zarządzania projektami, Poznaj chmurę
• Korzyści z oprogramowania w chmurze
• Bez błędów, bez stresu - Twój przewodnik krok po kroku do tworzenia oprogramowania zmieniającego życie bez niszczenia życia
• Jakie jest ryzyko?
• Gdzie działa oprogramowanie Cloud PM
• Trochę badań, doskonałe narzędzie

Źródło: Rawpixel / iStockphoto

Na wynos:

Oprogramowanie do zarządzania projektami w chmurze umożliwia współpracę i zmniejsza koszty, ale nie obyło się bez kilku pułapek.

Naprawdę przenośne biuro jest nie tylko możliwe, ale szybko staje się normą dla wielu firm. Urządzenia ręczne były dużym krokiem w kierunku pracy w dowolnym miejscu, a teraz przetwarzanie w chmurze usunęło ostatnią barierę. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami hostowanym w chmurze możesz mieć wszystko, czego potrzebujesz, na wyciągnięcie ręki, gdziekolwiek jesteś.

Oczywiście każda technologia ma swoje zalety i wady. W tym artykule przyjrzyjmy się, w jaki sposób firmy mogą przenieść zarządzanie projektami do chmury, kto może na tym skorzystać, i jakie wciąż są pułapki dla tego wzniosłego oprogramowania. (W celu zapoznania się z tłem zapoznaj się z Zarządzanie projektami 101.)

Oprogramowanie do zarządzania projektami, Poznaj chmurę

Oprogramowanie do zarządzania projektami koordynuje i automatyzuje wiele żmudnych funkcji zarządzania projektami. Większość tych programów obejmuje generowanie wykresów i wykresów Gantta, przydzielanie zadań, harmonogramy i kamienie milowe. Bardziej zaawansowane wersje mogą również regulować zasoby, monitorować budżety, śledzić wydatki i obliczać koszty.

A co z chmurą? Ta metoda pracy polega na korzystaniu z programów i przechowywaniu danych za pośrednictwem połączenia internetowego. Oprogramowanie chmurowe jest hostowane przez dostawcę na zdalnych serwerach, a nie instalowane fizycznie na komputerach firmy. Microsoft OneDrive, Dropbox i biblioteka cyfrowa Amazon Kindle to przykłady przechowywania w chmurze. (Aby dowiedzieć się więcej na temat ogólnych korzyści z przetwarzania w chmurze, przeczytaj Przewodnik dla początkujących dotyczący chmury: co to oznacza dla małych firm).

Korzyści z oprogramowania w chmurze

Oprogramowanie w chmurze ma wiele zalet. Jedną z podstawowych korzyści zarządzania projektami jest super łatwe udostępnianie. Ponieważ oprogramowanie jest hostowane w chmurze, cały zespół biznesowy może w dowolnym momencie uzyskać dostęp do najnowszych zadań, harmonogramów i postępów aktualizacji, co czyni oprogramowanie w chmurze idealnym do podróży i współpracy w czasie rzeczywistym.

Mówiąc o dostępie, kolejną wielką zaletą oprogramowania w chmurze jest przenośność. Wystarczy połączenie z Internetem, aby uzyskać dostęp do programu w dowolnym miejscu i czasie, z dowolnego urządzenia, w tym komputera stacjonarnego, laptopa, smartfona lub tabletu.

Są też koszty i czas do rozważenia. Tradycyjnie zainstalowane oprogramowanie PM może kosztować tysiące i może wymagać aktualizacji sprzętu. Instalacja i aktualizacje są nie tylko drogie, ale także spowalniają wdrażanie. Z drugiej strony oprogramowanie w chmurze nie wymaga instalacji, wystarczy login i hasło, aby uzyskać dostęp do najnowszej wersji oprogramowania. Struktura cen jest również znacznie łatwiejsza dla budżetu firmy, ponieważ większość oprogramowania do zarządzania projektami w chmurze jest sprzedawana jako oprogramowanie oparte na subskrypcji jako usługa (SaaS). Oznacza to niskie miesięczne płatności zamiast setek lub tysięcy z góry. Ponadto większość oprogramowania do zarządzania projektami nie wymaga długoterminowego zaangażowania.

W skrócie, korzystanie z chmury wiąże się z następującymi wyzwaniami, przed którymi stoją wszystkie firmy, niezależnie od tego, czy pracują w architekturze, budownictwie czy telekomunikacji:

Bez błędów, bez stresu - Twój przewodnik krok po kroku do tworzenia oprogramowania zmieniającego życie bez niszczenia życia

Nie możesz poprawić swoich umiejętności programistycznych, gdy nikt nie dba o jakość oprogramowania.

• Opóźnienia w dystrybucji, problemy ze strefą czasową
  Dzięki usłudze w chmurze każdy może uzyskać dostęp do danych firmy z laptopa, komputera stacjonarnego, smartfona lub tabletu z dowolnego miejsca, gdzie istnieje niezawodne połączenie z Internetem.
• Współpraca projektowa
  Zapomnij o uciążliwych, pracownicy mogą pracować nad projektem w chmurze i przesyłać zmiany, które będą dostępne dla reszty grupy w ciągu kilku minut. Pozwala to różnym pracownikom pracować w czasie zbliżonym do rzeczywistego, tak jakby byli w tym samym pokoju.
• Utworzyć kopię zapasową
  Dzięki przechowywaniu dokumentów w chmurze firmy są chronione przed awarią sprzętu i oprogramowania.
• Nieograniczone miejsce do przechowywania
  W chmurze nigdy nie zabraknie miejsca i jest dostępny z dowolnego miejsca. Pozwala to firmom archiwizować pliki, umożliwiając członkom zespołu dostęp do nich w przyszłości, nawet zdalnie.

Jakie jest ryzyko?

Zawsze jest jakiś haczyk, prawda? Mimo swoich zalet oprogramowanie do zarządzania projektami w chmurze ma kilka wad. Najważniejsze z nich to bezpieczeństwo, które jest nieodłącznym ryzykiem każdej transakcji online. (Przeczytaj więcej o zagrożeniach bezpieczeństwa w The Dark Side of the Cloud.)

Odkąd popularność oprogramowania w chmurze zaczyna rosnąć, firmy wymieniają bezpieczeństwo jako główny problem. W końcu korzystanie z chmury oznacza przechowywanie wszystkich danych firmy - w tym tajemnic handlowych, poufnych danych klientów i informacji firmy - na innych serwerach. Serwery te mogą być narażone na ataki hakerów, wirusów, a nawet klęsk żywiołowych lub kradzieży fizycznej.

Na szczęście dostawcy oprogramowania w chmurze są świadomi tego ryzyka, a większość z nich korzysta z najlepszych dostępnych zabezpieczeń w celu ochrony swoich serwerów i danych klientów. W końcu bez zadowolonych klientów dostawcy chmury nie prowadziliby działalności. Ponadto zabezpieczenia w chmurze poprawiły się z czasem i prawdopodobnie nadal będą to robić, ponieważ dostawcy chmur opracowują nowe rozwiązania do ochrony danych swoich klientów.Mimo to firmy powinny dowiedzieć się, jakie procedury bezpieczeństwa i protokoły obowiązują przed przystąpieniem do jakiejkolwiek usługi oprogramowania w chmurze.

Przestoje to kolejny potencjalny problem. Jeśli dostawca usług w chmurze napotka problemy techniczne, jego klienci nie będą mogli uzyskać dostępu do swoich danych. Według Międzynarodowej Grupy Roboczej ds. Odporności na Przetwarzanie w Chmurze czas dostępności dostawców usług w chmurze wynosił od 99,6 do 99,9 procent, średnio przez 7,5 godziny niedostępnego czasu rocznie. Brzmi to całkiem nieźle, ale IWGCR twierdzi, że jest to daleka od 99,99 procent niezawodności wymaganej od systemu o znaczeniu krytycznym. Wielu dużych dostawców oprogramowania w chmurze - a nawet kilku mniejszych - ma gwarancje bezawaryjności, więc firmy powinny szukać takiego, który niesie najmniejsze ryzyko. Oczywiście najważniejsze kopie danych powinny być również archiwizowane wewnętrznie.

Gdzie działa oprogramowanie Cloud PM

Podczas gdy duże korporacje skłaniają się ku bardziej tradycyjnie instalowanemu oprogramowaniu PM, wersje w chmurze są przyjmowane przez firmy, którym brakuje budżetów IT na miliony dolarów. Niskie koszty początkowe, minimalne lub nieistniejące inwestycje w infrastrukturę IT, stawki płatności zgodnie z rzeczywistym użyciem oraz dostęp do oprogramowania w chmurze w dowolnym miejscu jest idealny do:

• Startupy i przedsiębiorcy
• Małe i średnie firmy
• Firmy wirtualne z różnorodnymi geograficznie zespołami
• Niezależni kierownicy projektów

Oczywiście nie wszystkie programy do zarządzania projektami są sobie równe. Firmy będą musiały znaleźć oprogramowanie z funkcjami odpowiadającymi ich konkretnym potrzebom i unikać dodatkowych dzwonków i gwizdków, które mogą podnieść cenę subskrypcji.

Trochę badań, doskonałe narzędzie

Oprogramowanie do zarządzania projektami w chmurze może być doskonałym narzędziem dla wielu firm. Pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze na zarządzaniu projektami oraz zapewnia wygodę i elastyczność pracy w chmurze. Jako nowsza technologia zarządzanie projektami w chmurze wciąż ma pewne problemy do przezwyciężenia. Ale ta usługa staje się coraz bardziej niezbędna dla wielu rodzajów firm, które będą napędzać innowacje i ulepszenia wymagane do udoskonalenia tego narzędzia w nadchodzących latach.