Zawartość
- Posiadaj system biletów
- ... lub przynajmniej dedykowany adres
- Mniej s
- Podaj informacje o znanych błędach
- Utwórz forum
- Odpowiedz osobiście
- Podaj ramy czasowe
- Szukaj opinii
- Nie toleruj nadużyć
- Być profesjonalistą
Źródło: Esignn / Dreamstime.com
Na wynos:
Działy IT zawsze mają dużo na głowie. Oto kilka sposobów na sprawniejsze działanie i uzyskanie lepszych wyników.
Dla wielu firm dział IT służy jako centrum kręgosłupa i nerwów, zapewniając płynny przepływ informacji w całym systemie. Dział IT zajmuje wyjątkową pozycję w hierarchii firmy. Jego zadanie niekoniecznie jest związane z podstawową działalnością firmy (w rzeczywistości wszystkie typy firm mają działy IT, od żywności po modę), ale nie są niezależne od pozostałych działów.Chociaż pracownicy działu IT niekoniecznie są podporządkowani innym pracownikom, utrzymują oni swego rodzaju stanowisko obsługi klienta. Zapewnienie wsparcia IT pracownikom jest ważnym zadaniem każdego działu IT w firmie. Umożliwia to pracownikom firmy efektywne wykonywanie zadań i zwiększenie produktywności firmy. Jak więc lepiej wykonywać tę pracę? Oto 10 wskazówek, które powinien rozważyć każdy dział IT. (Praca w IT ma swoje wady. Przeczytaj więcej w 10 Powodów, dla których nie warto być facetem od IT.)
Posiadaj system biletów
Wiele dużych firm, które zapewniają wsparcie techniczne dla swoich klientów, posiada system biletów umożliwiający śledzenie ich zadań i śledzenie postępów w każdym zadaniu. Nawet jeśli jest to system wewnętrzny, prosty system biletów może pomóc w zorganizowaniu działu, aby technicy nie stracili z oczu tego, co należy zrobić. Najbardziej podstawową rzeczą, jaką powinien mieć system zgłoszeń, jest możliwość automatycznej odpowiedzi przy użyciu numeru zgłoszenia oraz pola „notatek”, dzięki czemu technicy mogą rejestrować ważne informacje o postępach zgłoszenia.... lub przynajmniej dedykowany adres
Niektóre firmy mogą nie mieć zasobów (lub chcą) mieć w pełni funkcjonalny system biletów. Dobrą alternatywą byłoby utworzenie dedykowanego adresu dla pytań i problemów wsparcia, z automatyczną odpowiedzią na nowe.Mniej s
Poświęć czas na odpowiadanie na właściwe pytania w jednym lub. Problemem wielu pracowników IT jest to, że tracą oni godziny, pisząc i pisząc tam iz powrotem. Na przykład, jeśli otrzymają powiedzenie „Nie mogę dostać”, mogą wyłączyć szybką odpowiedź z pytaniem „Z jakiego urządzenia korzystasz?” który następnie może otrzymać odpowiedź „Mój laptop”, na którą odpowiedzą: „Jaki to system operacyjny?” To może dosłownie trwać cały dzień. Zamiast tego dział IT powinien poświęcić trochę czasu, aby upewnić się, że uzyska wszystkie potrzebne informacje w jednym, a następnie udzielić jednej odpowiedzi. Poświęcenie kilku minut szczegółowej odpowiedzi osobie może pomóc ograniczyć niekończące się rozmowy w przód i w tył.Podaj informacje o znanych błędach
Podaj stronę FAQ lub „Znane błędy”. Większość ludzi ma te same problemy, co inni użytkownicy. Udostępniając często zadawane pytania wszystkim, a może stronę zawierającą szczegółowe informacje na temat znanych błędów (i tego, co się z nimi dzieje), dział IT może ograniczyć powtarzalne pytania, na które muszą odpowiedzieć - nie wspominając o animozji dotyczącej tego, czy problemy są Adresowane.Utwórz forum
W przypadku większych firm z dużą bazą użytkowników sensowne może być utworzenie forum, na którym ludzie mogą wymienić swoje problemy lub wątpliwości. Pozwala to pracownikom reagować na siebie i pomagać sobie nawzajem.Odpowiedz osobiście
Wydaje się to prostą - a nawet logiczną - rzeczą do zrobienia, ale wiele działów IT nadal używa „zespołu” lub „zespołu wsparcia” podczas obsługi zgłoszeń. Jest to nie tylko denerwujące dla wielu użytkowników, ale może również wydawać się, że dział stara się unikać odpowiedzialności i odpowiedzialności. Jeśli pracownicy działu IT odpowiedzą osobiście na każde żądanie i podadzą swoje imiona, pomoże to pracownikom poczuć, że wniosek zostanie rozpatrzony, a także zapewni im możliwość złapania kogoś, kiedy naprawdę potrzebuje pomocy.Podaj ramy czasowe
Poinformuj ludzi, kiedy problem zostanie rozwiązany. Znowu jest to coś, co może wydawać się zdrowym rozsądkiem, ale niewiele osób faktycznie zwraca się do osoby, która prosi o wsparcie, gdy problem zostanie rozwiązany. Jest to nie tylko uprzejme, ale także daje znacznik czasu i ślad papieru w przypadku pojawienia się innych problemów.Szukaj opinii
Każdy dział lub firma chce wiedzieć, jak sobie radzą i jak mogą poprawić swoje usługi. Po rozpatrzeniu wniosku warto poprosić pracownika o opinię. Przygotuj link do formularza lub po prostu zapytaj go, co sądzą o usłudze.Nie toleruj nadużyć
Ludzie łatwo się denerwują, szczególnie ci, którzy pracują pod presją. W niektórych przypadkach może to oznaczać eliminowanie frustracji u innych osób, takich jak personel IT.Chociaż wielu kierowników postrzega pracowników działu IT jako podwładnych, to nie znaczy, że są pracownikami. Kierownicy i szefowie działów IT nie powinni tolerować nadużyć ze strony innych działów, zwłaszcza tych, którzy werbalnie znęcają się nad pracownikami.Być profesjonalistą
Ponieważ działy IT zajmują się głównie sprawami wewnętrznymi, łatwo jest być swobodnym, a nawet szorstkim, jeśli chodzi o obsługę wniosków. Personel IT powinien jednak zawsze odpowiadać na prośby profesjonalnym, a nawet przyjaznym tonem. Uprzejmość może przejść długą drogę.To tylko kilka wskazówek, które pomogą działom IT zapewnić lepszą obsługę ich firm. Jeśli masz inne wskazówki, udostępnij je @Techopedia.